朋友是一家公司的行政主管，他向我抱怨，最近经常加班忙到焦头烂额。他说，一大早到办公室，打开电脑就弹出10条邮件信息，当我回复到第5个的时候，同事过来咨询关于出差标准的事情，我花了20分钟的时间解答了同事的问题。
回到座位，我打开市场部起草的一篇公文，通篇格式不符合标准，内容逻辑不清，于是他一项一项地去处理。虽然这样的问题，我提醒起草者过不下3次，但每次还是犯同样的问题，然后由哟进行修改。
刚处理完公文，我又想到了一季度的总结材料要在4月5日前上报。其实总结每年都是这是时间上报，今年眼看着是完不成了。
中午12点，我的工作日程提醒他明天上午10点有一场外宾参加的会议。我从来没有组织过有外宾参加的会议，于是我开始查阅各种资料。
……
直到晚上8点，我还在公司继续写总结材料。

连续3个月加班，我都忙得焦头烂额，最后发现按时完成的重要工作还是没几件。
是不是“假努力”、“假工作”？还真不是。
他发现自己工作8小时之外，7小时睡觉，吃饭、上下班2个小时，剩下的7个小时，也是马不停蹄的状态，不玩游戏、不看电影，可还是看不到成长进步。
无论是工作，还是学习，总感觉自己时间不够用，恨不得能把1小时当成两小时用。
同样是工作之余7小时，却有人成为成长、成功的案例。
在网络上经常看到有的人讲述自己是一个上班族，想要学习自媒体写作。基本上他每天只有晚上8点之后有时间。3个月前还是一名小白，经过3个月的时间，他成功突破自己，从写出了多篇爆款文；有的人讲自己从来不敢开口说英语，经过6个月的时间，工作之余自学英语，成功在演讲比赛上取得了英语演讲第一名。同样是3个月、6个月的时间，他们却实现了自我突破，做到了别人以为不容易做到的事情。
是不是有什么秘诀？
其实是因为你不了解“例外管理” 。

什么是例外管理？

例外管理是一个管理学概念，最初由泰勒(F·W·Taylor)提出，指最高管理层将日常发生的例行工作，拟就处理意见，使之规范化(标准化、程序化)，然后授权给下级管理人员处理，而自己主要去处理那些没有或者不能规范化的例外工作，并且保留监督下级人员工作的权力的一种管理制度或原则。

有这样一个故事，汉代宰相丙吉，外出巡视，遇到一宗杀人的事件，他没有理会，后来看见一头牛在路边不断地喘气，他却立即停下来，刨根究底，仔细询问。随从的人觉得很奇怪，问为什么人命关天的事情他不理会，却如此关心牛的喘气。
丙吉说，路上杀人自有地方官吏去管，不必我去过问；而牛喘气异常，就可能发生了牛瘟或是其他的有关民生疾苦的问题，这些事情地方官吏一般又往往不太注意，因此我要查问清楚。
这实际上就是一个例外管理的典型。
例外管理理论除了适用于管理层，也同样适用于我们个人的工作和学习，把自己的工作、学习分成例内和例外，可以让自己把有限的精力放在真正需要自己去思考、亲自去做的事情上去。
想为自己工作、生活减负，实现快速成长，就要学会例外管理。具体应该怎么做呢？

1.要学会区分是例外还是例内

既然例外管理这么重要，我们就要能区别出来哪些是例外。以朋友凯勒的工作为例：

通过对他的工作进行分析，我发现写总结是有固定时间、内容规范要求的，回复邮件也是每天固定工作，改公文是有明确的格式的，解答同事日常问题，也都是一些关于制度规定的事项。所以这些工作都是例内事件。
由于公司之前没有接待过外宾，对于外宾参会的一些礼节、要求没有明确的流程、依据。因此它属于例外事件。

2.例内事项要习惯化，或交由他人去办

其实，很多人忙碌一天没见效果的原因之一是没有把例内的事项习惯化，而是把80%的精力花在了只需要20%的精力就可以办的事情上。
朋友杰锐同样是一家公司的行政主管，他也经常会遇到这些问题，但他的做法完全不同于朋友凯勒，他把写总结材料的的任务按照惯例进行拆分，规定好一天写20%，5天时间准时完成。对于回邮件的事情他雷打不动地会在上班前15分钟全部处理完毕，而对于改公文、解答同事日常问题的事情，他说，这些都有制度规范，完全交给了下属处理。
这样他至少省出来了半天的时间，去研究如何接待外宾的事情。把这件事情办好，是他今天最大的工作亮点。
工作之余也是如此。

朋友凯勒除了工作干的出色，在学习成长方面，也充分运用了例外管理的方法。他在学习写作的时候，就给自己规定好了每天9点开始学习写作课，要做好学习笔记，听完课后要去分析3篇爆款文章，并做好文章拆解。所以他每天下班后，到时间就开始按照自己制定的计划实施，根本不用去思考，是该先看书还是先听课。
只有当遇到晚上需要加班，或者应酬这样的例外情况时，他才会去考虑重新安排时间，把没完成的计划完成。
就是靠着这样的方法，他的写作水平迅速提升，并写出了自己的爆款文章。

3.例外事件需要慢思考，并变成例内处理

例外事件基本是自己没有遇到过的，处理起来比较难的。所以需要整合，一旦可以把例外事件流程化，就可以把它变成例内事件处理。
丹尼尔·卡尼曼在《思考，快与慢》一书中把人的大脑氛围两套思维系统成为“系统1”和“系统2”，分别代表“快思维”和“慢思维” 。

比如，骑自行车对你来说已经轻车熟路了，你已经掌握了骑自行车的各项基本技能及流程，很轻松就能骑上一辆自行车，哼着歌，就走了。而如果你是第一次学习驾驶汽车，慢思维就需要发挥作用了。离合板、制动板、转动方向盘等，对你来说都是陌生的，需要去一一学习掌握。这时，驾驶汽车对你来说是例外事件。

但当你学习了一段时间，你就会记住驾驶汽车的各个功能，并且把操作的各个流程在大脑中“流程化” 。这其实就是你把例外事件转换成例内事件的过程。一旦有了流程，成了例内事件，当你再驾驶汽车的时候，你甚至可以边聊天边驾驶，甚至思考周末有什么安排。
所以，我们要做的就是不断地把例外事情做慢思考处理，然后再不断地把例外事件例内化，从而提升自己的工作效率，成长速度。这也是学霸的技巧之一。

总结

无论是工作，还是生活，我们都要学会把时间和精力都集中在重要的事情上。
有位名人曾说，“你们会看到我只穿灰色或蓝色的西装。我正在努力减少决策。关于我要吃什么或我要穿什么等琐事，我不想花时间去做决定。因为有太多其他的事情需要我去做决定。”
【加班忙到焦头烂额，却收效甚微？学会例外管理，才能加速3倍成长】每个人的精力都是有限的，把精力花在例外事件上，通过慢思考，把它流程化，再把它转化成例内事件。如此不断实践，你会发现，自己会加速3倍成长。