供应商管理主要工作职责

供应商管理的各项业务主要由采购部组织、领导，而生产部、技术部、质量部、市场部及法务部等相关的各职能部门须配合采购部，做好供应商的选择、认证等初期筛选以及供应商绩效评估工作。
明确供应商管理工作职责有助于规范企业供应商管理流程，保障企业所采购物资的质量水平，降低采购风险，提高企业经济效益。下表为企业采购部及相关职能部门在执行供应商管理过程中的主要职责分工。
供应商调查与开发
1．采购人员分析市场行情，了解市场竞争情况，搜集、汇总供应商信息
2．采购人员制订、实施供应商调查与开发计划，由采购部各级领导负责对计划的执行情况进行监督
供应商认证
1．采购人员须根据企业事先设定的供应商初审标准，对供应商进行初步筛选，拟定候选供应商名单
2．采购部组织质量部、技术部等相关部门对通过初审的供应商实施现场评审，验证供应商样品，并根据现场评审结果和验证结果编制“供应商调查报告” ，确认通过初审的供应商是否严格符合企业供应商标准
3．供应商管理人员负责供应商资料的存档工作
供应商评估与考核
1．采购人员负责建立供应商绩效评估体系，制定考核计划
2．采购人员负责供应商考核的实施，并根据考核结果拟定、实施奖惩方案
3．采购人员负责对供应商的日常监督工作，跟踪供应商绩效整改情况，根据考核结果更新供应商名录
供应商关系管理
1．供应商管理人员及档案管理人员负责建立、保管供应商档案，并及时收录、更新供应商档案
2．供应商管理人员负责掌握最新的市场发展动向，定期拜访供应商，与其保持良好合作关系
3．法律部协助采购部处理与供应商的采购纠纷

采购部

供应商考核管理制度

制度名称：供应商考核管理制度
第1章总则
第1条目的
为建立完善的供应商考核体系，激励供应商提供优质的产品和服务，保证公司采购工作的顺利开展，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于建立供应商考核体系、实施供应商考核及考核结果处理等工作。
第3条权责划分
采购部及其他职能部门在本制度中的职责如下所示。
1．采购部采购人员负责供应商的日常监督、通知供应商考核结果、拟定供应商奖惩方案，考核相关资料的存档工作。
2．采购部各级领导负责组建供应商考核小组，审批、审核供应商考核相关的文档、资料，并对供应商实施奖惩，及时跟进供应商整改情况。
3．在人力资源部的指导和协助下，采购部负责组建供应商考核小组，小组成员应来自质检部、财务部、仓储部、生产部等。该小组主要负责建立供应商绩效评估体系，执行绩效考核工作，给出供应商绩效考核结果。
第2章建立供应商绩效评估体系
第4条制定考核计划
1．在考核实施前，供应商考核小组应先编制“供应商考核计划”，考核计划中应包括考核目的、方式、对象、时间、方法等。
2．采购经理审核月度考核计划、季度考核计划，采购总监审核年度采购计划。
第5条考核方法
为避免评价依据不清晰、评价结果主观性较大等问题，本公司的供应商考核多采用客观法。该方法主要根据事先制定的标准或依据对供应商情况进行量化考核，具体包括调查表法、现场打分法、供应商表现考评、供应商综合审核等。
第6条考核内容
供应商考核小组应从以下考核内容中选取若干项，作为供应商考核的内容。
履约考核
? 考核供应商对采购合同的执行情况
价格考核
? 考核供应商的供货价格是否与采购合同的规定一致
? 考核供应商价格调整的及时性
? 考核供应商价格是否有下降的空间
交货考核
? 考核供应商是否在规定日期按时交货
? 考核供应商是否采取采购合同规定的交付方式
质量考核
? 考核供应商提供的物资是否符合采购合同规定的标准
? 考核供应商提供的物资在包装、工艺、材料等方面是否存在缺陷
? 考核供应商的生产工艺是否能满足公司对物资的质量需求
服务考核
? 考核供应商的售前服务是否全面、周到
? 考核供应商的售后服务是否良好、及时
其他
? 供应商考核小组根据实际需求选取考核具体内容，包括供应商的管理水平、人员操作、生产技术等
第7条考核时间
1．关键、重要物资的供应商每月考核一次，普通物资的供货商每季度考核一次。
2．所有供应商每年进行一次考核。
第8条构建考核指标体系
1．供应商考核小组应根据公司的实际情况对供应商进行分类，选择适宜的考核指标，设置相应权重，建立指标的评分等级，最终形成考核指标体系。
2．考核指标体系应包括经济指标、质量指标、服务指标、供应指标，具体内容如下表所示。

3．供应商考核小组根据考核指标体系，制作“供应商考核评分表”，以便实施考核。
第3章实施供应商考核
第9条培训供应商考核小组
供应商考核小组组长对组员进行培训，使组员了解考核指标所涉及的每个项目、掌握供应商绩效评估方法的操作要领、规避各种绩效评估误差的产生。
第10条考核评价实施
1．在考核过程中，供应商考核小组按照“供应商考核评分表”对供应商的各项绩效表现进行打分。
2．供应商考核小组对各项考核结果进行加总，根据加总结果拟定供应商级别、实施奖惩。
第11条考核结果存档
1．采购部采购人员拟定“供应商考核报告”，上报采购总监审核、总经理审批。
2．采购部采购人员将考核结果和“供应商考核报告”及时收入供应商档案中，作为调整供应商策略的依据，并将考核结果以书面形式通知供应商。
第12条供应商日常监督
为进一步落实考核结果，提高考核的有效性，采购部采购人员应做好供应商的日常监督与记录工作。
1．采购人员应对供应商的履约情况进行监督。
2．要求供应商定期报告生产条件情况，并提供工序管制的检验记录。
3．要求供应商在对生产工艺和设备等进行变更前，征得公司许可。
4．加强成品检验和进货检验，做好检验记录。
5．责令质量不合格的供应商查明原因，提高产品质量，如供应商不能在限期内提高质量，应及时上报采购经理，终止双方合作。
第4章对供应商实施奖惩
第13条拟定奖惩方案
供应商考核小组根据考核结果，划分供应商级别、拟定奖惩方案，上报采购经理审核、总经理审批。
第14条实施奖惩
采购部采购人员根据审批通过的奖惩方式，实施奖惩，具体奖惩情况如下所示。

第15条相关资料存档
供应商管理人员以书面形式向供应商发放考核处理结果，并做好资料的存档工作。
第5章附则
第16条本制度经总经理审批通过后，自年月日起实施。
第17条本制度由采购部制定，修改权、解释权归采购部所有。

采购部

供应商关系维护制度

制度名称：供应商关系维护制度
第1章总则
第1条目的
为促进公司供应商关系维护工作的开展，建立供需双方稳固、互惠的合作关系，保障公司各项物资的及时供应，特制定本制度。
第2条适用范围
本制度适用于供应商日常沟通管理、供应商激励工作。
第3条权责划分
1．采购部采购人员负责供应商日常沟通管理工作，并制定、实施“供应商激励方案” 。
2．采购部各级管理人员负责制订、实施供应商援助计划。
第2章供应商日常沟通管理
第4条供应商沟通计划
1．采购部采购人员根据供应商等级制订沟通计划，计划内容包括沟通时间、沟通地点、沟通内容等。计划完成后及时上报采购经理审批。
2．A级供应商的沟通频次为次/月，B级供应商的沟通频次为次/月，C级供应商的沟通频次为次/月。
第5条供应商沟通方式
采购部采购人员可选择的沟通方式包括以下六种，采购人员可根据沟通事宜的重要程度、复杂程度、公司的日常工作安排选择相应的沟通方式。

商务会晤
电话沟通
电子邮件沟通
网络即时通信
书信沟通
上门拜访

第6条供应商沟通内容
采购部采购人员与供应商沟通的内容可根据需要灵活变通，主要内容包括以下四类。
1．采购产品的质量要求、数量要求、规格要求，及对要求的核实或变更。
2．采购产品的运输、安装、维修等售后服务事项。
3．供应商相关人员的培训。
4．供应商服务改善方案。
第7条供应商沟通的规范和要求
【采购供应商管理：工作职责、管理制度、考核流程、绩效标准】采购部采购人员在与供应商沟通时，应遵循以下规范和要求。
1．遵循商务礼仪，注意自身的礼仪规范。
2．供应商询问的问题如涉及公司商业机密，应向其解释无法告知。
3．与供应商沟通的问题应准确、清晰。
第3章供应商激励
第8条编制“供应商激励方案”
1．采购人员编制“供应商激励方案”，上报采购经理审核、总经理审批。
2．“供应商激励方案”中应包括激励条件、激励对象、激励内容、激励时机等内容。
第9条激励内容
“供应商激励方案”中的激励内容主要包括精神激励和物资激励两个部分。
1．精神激励。采购部定期举办供应商大会，为优秀供应商颁发奖杯，开辟专门的展览室，展示优秀供应商。
2．物质激励。采购部通过以下措施对优秀供应商进行物资激励。
（1）采购部组织制订“供应商扶持计划”，对供应商的生产过程、生产工艺、经营管理、产品研发等工作给予扶持。同时，公司对有发展潜力、符合公司投资方针的供应商，可进行投资入股，与其建立产权关系。
（2）采购部提高采购份额。
（3）采购部给予供应商适度的价格折扣，并与其签订长期采购合同。
（4）采购部将供应商纳入培训与改善计划，采取参观学习、委派培训人员、聘请第三方培训机构等方式对供应商进行培训
第10条激励时机
采购部应在以下时机对供应商实施激励，激发供应商提高服务水平和服务质量的积极性与主动性，节约采购成本，确保公司采购工作的顺利实施。
1．供应商考核结果在90分以上。
2．公司变更质量管理体系、验收标准。
3．采购部与供应商协调生产数量、采购价格时。
第11条防止供应商垄断
当某项产品或技术仅有一家供应商或供应商享有专利保护时，采购部应将以下激励措施作为防止供应商垄断的方式。
1．提高采购份额或采用联合采购的方式，加强供应商对公司的依赖性。
2．如独家供应商的产出不高、效率较低，公司可根据实际需求制定“供应商扶持计划”，要求供应商让渡部分利益。
第4章附则
第12条本制度原则上每年更新一次，具体工作由采购部执行。
第13条本制度经总奖励审批通过后实施。