很多人喜欢使用Word撰写长篇文档 ， 但是在撰写文档之前并没有进行好好规划 。这样在文档完成后，后续需要对文档进行编辑时就会非常麻烦 。比如图注是使用图1、图2的形式连续标注，发现图9是多余的需要删除，为了保证序号的连续性，此时就不得不需要对后续的图片重新排序 。其实类似的问题，如果能在撰写文章之前做好规划，用Word本身的组件就可以完美规避这些问题 。
段落要统一 用好Word样式
对于长篇文章，我们一般要建立目录、定义标题格式、正文格式等内容 。这些内容都可以在Word的样式中预先设置，因此在撰写长篇文章时我们要先确定长篇文章使用的格式 。比如小编所在单位对正规文档的要求是：正文用仿宋三号，单倍行距 ， 一级标题用宋体二号加粗，二级标题用黑体三号 。下面我们就可以根据这个要求设置样式 。
首先在Word中输入一级标题，接着选中并设置字体为宋体，二号，加粗，点击上方的样式----创建样式 。在打开的样式对话框点击修改，新建一个名为单位文档一级标题的新样式，样式基准为正文 ， 后续段落样式选择正文缩进 。
点击下方的格式一段落一缩进和间距，将大纲级别设置为1级(即和实际标记级别对应) 。这里我们还可以根据实际情况对其他选项进行设置，比如正文需要设置行距20磅等参数 。
返回修改界面 ， 继续点击格式一快捷键，在打开的窗口中请按快捷键处按下Alt+1 ， 点击指定，将这个快捷键作为该样式使用 。
操作同上继续完成二级标题、正文的样式设置 ， 这样以后就可以在撰写文章时快捷引用了，而且应用样式后就可以在后续编辑中，批量对指定段落进行快速编辑 ， 如更换字体、字号、建立目录等操作 。
图片表格序号自动加
如上所述，如果在撰写文档的时候是使用手动为图片、表格添加序号，这样在后续的增删时会为手动调整序号带来巨大的工作量 。这里我们可以使用Word的题注功能实现自动编号 。
打开包含图片的文档 ， 点击引用----插入题注，在弹出的窗口点击新建标签，弹出新建标签窗口 ， 在标签栏"录入如图所示，点击确定按钮 。
返回题注栏，此时题注内容会自动填充为如图所示1，这就是文中图片序号样式(可以根据自己的实际需要设置) 。
这样在文中第一张图片需要插入序号时，定位到图片下方后点击引用一插入题注一确定 ， 在图片的下方就会自动添加见图1的题注，同理在第二张图片下重复上述操作则插入见图2的题注，其他图片依此类推 。
这里题注和手动编写不同 ， 比如删除某张图片和题注，那么在下一次继续重复插入题注操作后，所有后续题注都会同步更新为连续序号，无需手动操作 。如果觉得手动插入操作麻烦，还可以通过录制宏的方法实现快速录入 。点击开发工具一宏一录制宏 ， 新建一个名为插入题注的宏，为其指定快捷键Ctrl+1 。开始录制宏后重复上述插入题注的操作 ， 这样以后我们需要插入题注时，只要定位到需要插入题注的区域 ， 按下CtrI+1即可完成题注的录入 。
变身模板 下次直接用
进行了上述的设置后就可以将这些设置保存为模板供下次使用 。这样下次撰写文章的时候，如果输入的是一级标题，则选中文字后按下Alt+1,一级标题就会自动套用上述格式，为图片或者表格添加序号则按下Ctrl+1自动编制序号，我们可以快速生成标准文档的格式 。而且使用上述样式撰写的文章 ， 只要切换到大纲模式，点击引用一目录一选择一种目录样式，瞬间就可以生成长文档的目录了 ， 而且生成目录后点击相应的目录可以快速定位到指定的章节 。
【行间距20磅怎么设置】当然还可以瞬间改掉同级内容(如标题或正文)的段落样式 。比如文章撰写完成后，上级要求一级标题的颜色 ， 字体需要设置为方正黑体、二号、红色字体，那么只要切换到大纲视图，显示界别为1级 ， 此时全选一级标题即可快速进行更改同理，其他同级目录的选择类似 。
